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--- doku:posteingang [07.04.2017 14:31] – [gescannte Dokumente bearbeiten] Tidirium
+++ doku:posteingang [29.08.2022 22:35] (aktuell) – lucas
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 ====== Anleitung Posteingang ======
-Die Post in unserem Briefkasten sollte regelmäßig bearbeitet werden. Alle Chaoten/innen sind dazu aufgefordert, sich mit dem Briefkastenschlüssel aus dem [[ctdo:schluesselkastenschluesselschluesselkastencode|Schlüsselkasten]] bewaffnet, noch mal runter ins Treppenhaus zu gehen und den Briefkasten zu leeren.
+Die Post in unserem Briefkasten sollte regelmäßig bearbeitet werden. Es sind dedizierte Leute damit beauftragt, sich mit dem Briefkastenschlüssel aus dem [[ctdo:schluesselkastenschluesselschluesselkastencode|Schlüsselkasten]] bewaffnet, noch mal runter ins Treppenhaus zu gehen und den Briefkasten zu leeren.
 ===== Posteingang bearbeiten =====
-  - Briefe öffnen
+  - **Briefe öffnen**
-  - Ist es Werbung? (Make/Zeitungen usw?) Dann nicht einscannen und nur auf den Tisch in Raum 2 legen
+    - Ist es Werbung? (Make/Zeitungen usw?)
-  - Einscannen und als PDF speichern
+      - __Ja:__ nicht einscannen und nur auf den Tisch in Raum 3 legen
-  - PDF Datei so nennen: $JAHR-$MONAT-$TAG_$kurzbeschreibung.pdf
+      - __Nein:__ einscannen
-  - Da das NextCloud Plugin Nextant noch nicht so weit ist:
+  - **Einscannen**
-    - [[https://github.com/jbarlow83/OCRmyPDF|ocrmypdf]] auf dem PDF machen um einen Textlayer mit dem OCR des Pdfs in der Datei zu erzeugen (für die Volltextsuche)
+    - am Drucker: //SCAN -> Shared Folder -> Select Profile -> filebase//
-  - Datei in die Chaoscloud ins Verzeichnis "/verein/posteingang_scan" legen
+    - PDF Datei landet auf der Filebase unter "pub/99_scanner"
-  - Email an chaos@lists.ctdo.de mit Hinweis auf Posteingang
+  - **Umbenennen**
-  - Ist der Brief an eine Person Adressiert (z.B. "Chaostreff Dortmund e.V.\n z.Hd. Lucas Pless\n ...) dann Email/Hinweis direkt an die Person
+    - $JAHR-$MONAT-$TAG_$kurzbeschreibung.pdf
+  - **Paperless!**
+    - Datei in [[https://paperless.ctdo.de|Paperless]] hochladen, Dokumententyp, Tags und vorallem das korrekte Datum einstellen.
+  - **Melden!**
+    - mail an chaos@lists.ctdo.de mit Hinweis auf Posteingang
+    - Ist der Brief an eine Person Adressiert (z.B. "Chaostreff Dortmund e.V.\n z.Hd. Lucas Pless\n ...) dann Email/Hinweis direkt an die Person
-===== gescannte Dokumente bearbeiten =====
+===== gescannte Dokumente verarbeiten =====
+Wenn der Posteingang gescannt in Paperless liegt, müssen diese evtl noch bearbeitet werden. Wer nun was bearbeitet hängt vom Dokument ab.\\
-Wenn der Posteingang gescannt in der Chaoscloud liegt, müssen diese evtl noch bearbeitet werden. Wer nun was bearbeitet hängt vom Dokument ab.\\
-Aber grundsätzlich kann schonmal in das aktuelle Jahr in den dortigen "Posteingang" verschoben werden. [Tidirium]
   * Verträge: Vorstand+derjenige der es initiiert hat
   * Rechnungen: Kassenwart
   * Finanzamt: Kassenwart
-  * Dazu folgende Hierachie von Verzeichnissen [DRAFT (Tidirium)]
-    * /verein/YYYY/Info-Ankuendigung-Sonstiges [Infopost, Preiserhöhung, Tarifänderung]
-    * /verein/YYYY/Kasse [Barkasse, Quittungen]
-    * /verein/YYYY/Korrespondenz [Schriftverkehr Verein mit jur.Personen]
-    * /verein/YYYY/Lieferschein
-    * /verein/YYYY/Posteingang [alles was noch nicht sortiert ist]
-    * /verein/YYYY/Rechnungen-Ausgang [vom ctdo geschriebene Rechnungen]
-    * /verein/YYYY/Rechnungen-Eingang [Rechnungen von Anderen]
-    * /verein/YYYY/Versammlung [Protokolle, Einladungen]
-  * ... (hier weitere Sachen einfügen bitte)
-Wenn ein Dokument bearbeitet wurde, z.B:
-  * Vertrag unterschrieben + Verschickt
-  * Rechnung erfasst und bezahlt
-dann muss die PDF Datei aus dem "/verein/posteingan_scan" Ordner in den entsprechenden Jahresordner (z.B. "/verein/2017/") verschoben werden. \\
-Wenn das Dokument persönliche Daten (wie Name+Anschrift) enthält, muss es nach "/verein-vorstand-only-datenschutzwegen/$jahr" verschoben werden.\\
-Das macht dann auch jemand[sig][TM] vom Vorstand.