Dies ist eine alte Version des Dokuments!
How To <del>Vorstand</del> Offiziell
- Wie wird mit Papier im Briefkasten Umgegangen, siehe Posteingang.
- Wie Schreiben wir Dokumente die Offiziell vom Verein kommen?
- Wie Schreiben wir Rechnungen?
- Wer unterschreibt/bearbeitet Verträge?
- Wie geht eine Jahreshauptversammlung?
Jahreshauptversammlung
Einladungsprozedere
- Wir machen unsere JHV immer im Februar.
- Der Termin wird per Doodle bestimmt (die 4 Sa/So im Feb als Auswahl)
- Der Vorstand lädt spätestens 2 Wochen vor dem Termin ein. (i.d.r. 4 Wochen vorher)
- Somit wird das Doodle anfang Dezember erstellt und an discuss@ geschickt
- Die Einladung wird aus der Vorlage erstellt
- Datum der JHV anpassen, Datum der Einladung anpassen, Vorstand drunter schreiben, evtl Tops eintragen, frist für Vorschläge eintragen
- Frist für Vorschläge ist 2 Wochen vor der JHV. Bitte Datum berechnen!
- Einladung als ODT in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/$yy-mm-dd_einladung_jhv.odt“ speichern
- Einladung unterschreiben, Scannen und als PDF in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/$yy-mm-dd_einladung_jhv.pdf“ speichern
- Die unterschriebene PDF Datei in Chaoscloud Teilen und den Link per Email an discuss@ schicken. Den Text aus der Einladung natürlich in die Mail selber kopieren
- Es wird 2 Wochen vor der JHV nochmal eine aktualisierte Einladung mit allen Tops verschickt.
- Dazu die $yy-mm-d_einladung_jhv.odt als $yy-mm-d_einladung_jhv_final.odt speichern und Tops einpflegen.
- Einladung unterschreiben, Scannen und als PDF in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/$yy-mm-dd_einladung_jhv_final.pdf“ speichern
- Die unterschriebene PDF Datei in Chaoscloud Teilen und den Link per Email an discuss@ schicken. Den Text aus der Einladung natürlich in die Mail selber kopieren
Versammlungsdurchführung
- Protokollant wählen
- Beginn der Versammlung notieren
- Alle außer dem Protokollanten/in klappen Laptops zu
- Protokoll wird direkt in dieser Vorlage getippt
- Anwesende Erfassen getrennt nach Mitgliedern und Gästen
- Im Protokoll bitte keine Nicknames verwenden, nur Klarname (Vorname, Nachname) benutzen. (Notare können damit sonst nichts anfangen)
- Ständige (nötige offizielle Tops):
- Begrüßung durch den Vorstand und Wahl des Protokollanten
- Feststellung der Ordentlichen Einladung und der Beschlussfähigkeit
- Bericht des Vorstandes
- Entscheidung der Mitgliederversammlung über die Entlastung des Vorstandes
- Bericht des Kassenwartes
- Empfehlung der Kassenprüfer bzgl. der Entlastung des Kassenwartes
- Entscheidung der Mitgliederversammlung über die Entlastung des Kassenwartes
- Neuwahl des Vorstandes
- Vorschläge für 1. Vorsitzenden sammeln
- Abstimmen (derjenige über den Abgestimmt wird, enthält sich)
- Vorschläge für 2. Vorsitzenden sammeln
- Abstimmen (derjenige über den Abgestimmt wird, enthält sich)
- Vorschläge für Kassenwart sammeln
- Abstimmen (derjenige über den Abgestimmt wird, enthält sich)
- Neuwahl der Kassenprüfer (bitte nur leute wählen die vorraussichtlich nächstes Jahr noch dabei sind)
- Wenn der 1. Vorsitzende neu (jemand anderes) gewählt wurde, übernimmt dieser von nun an die Versammlung
- Versammlung schließen und Uhrzeit aufschreiben
- Protokoll in die Chaoscloud legen unter „/verein/$jahr/$yy-mm-dd_protokoll_jhv.odt“ und ausdrucken
- Protokoll von neuen (oder halt dem gleichen) Vorstand unterschreiben lassen
- Protokollant unterschreibt auch
- Unterschriebenes Proktokoll muss dann in die Chaoscloud „/verein/$jahr/$yy-mm-dd_protokoll_jhv.pdf“ als PDF
- Das Protokoll kommt als Text (nicht das PDF) ins Wiki (für die Öffentlichkeit) unter Vereinsversammlungen
- Mate trinken