How To <del>Vorstand</del> Offiziell

• Wie wird mit Papier im Briefkasten Umgegangen?
• Wie Schreiben wir Dokumente die offiziell vom Verein ↓ kommen?
• Wie Schreiben wir Rechnungen?
• Wer unterschreibt/bearbeitet Verträge?
• Wie geht eine Jahreshauptversammlung ↓?

• Man nehme unseren Briefbogen
• Man schreibe den entsprechenden Text rein
• Dokument in der Chaoscloud in „/verein/$jahr“ ablegen mit Namen „YYYY-MM-DD_$zusammenfassung.odt“
• Vor dem Versenden sollte man evtl mit dem Vorstand klären ob dieser Unterschreiben muss, oder man das selber kann (i.V.)
  • bei Verträgen muss der Vorstand das tun
• Nachdem das unterschrieben ist, muss das Dokument gescannt neben das odt als „.pdf“ liegen
• Verschicken.
• Profit & Mate trinken

• Wir können Rechnungen an andere Leute/Firmen stellen
• Wir dürfen keine MwSt darin aufführen („Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“)
• Rechnungen werden mit dem Programm „Fakturama“ erstellt.
• Fakturama ist in der Kassenwart-VM installiert
• Rechnungen werden vom Kassenwart erzeugt
• fertige, abgeschickte Rechnungen werden in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/geschriebene_rechnungen“ als PDF abgelegt.
• Rechnungen müssen nicht unterschrieben werden.

• Wir machen unsere JHV immer im Januar.
• Der Termin wird per Doodle bestimmt (die 4 Sa/So im Januar zur Auswahl)
• Der Vorstand lädt spätestens 2 Wochen vor dem Termin ein. (i.d.r. 4 Wochen vorher)
• Somit wird das Doodle anfang/mitte November erstellt und an discuss@ geschickt
• Die Einladung wird aus der Vorlage erstellt
  • Datum der JHV anpassen, Datum der Einladung anpassen, Vorstand drunter schreiben, evtl Tops eintragen, frist für Vorschläge eintragen
  • Frist für Vorschläge ist 2 Wochen vor der JHV. Bitte Datum berechnen!
• Einladung als ODT in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/$yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr+1.odt“ speichern
• Einladung unterschreiben, Scannen und als PDF in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/$yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr+1.pdf“ speichern
• Die unterschriebene PDF Datei in Chaoscloud Teilen und den Link per Email an discuss@ schicken. Den Text aus der Einladung natürlich in die Mail selber kopieren
• Es wird 2 Wochen vor der JHV nochmal eine aktualisierte Einladung mit allen Tops verschickt.
• Dazu die $yy-mm-d_einladung_jhv$jahr+1.odt als $yy-mm-d_einladung_jhv$jahr+1_final.odt speichern und Tops einpflegen.
• Einladung unterschreiben, Scannen und als PDF in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/$yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr+1_final.pdf“ speichern
• Die unterschriebene PDF Datei in Chaoscloud Teilen und den Link per Email an discuss@ schicken. Den Text aus der Einladung natürlich in die Mail selber kopieren

Hinweis: $jahr meint hier das Jahr in dem die Einladung raus geht (für JHV2018 wäre das also 2017) und $jahr+1 meint dann das Jahr der JHV (somit dann 2018)

• Protokollant wählen
• Beginn der Versammlung notieren
• Alle außer dem Protokollanten/in klappen Laptops zu
• Protokoll wird direkt in dieser Vorlage getippt
• Anwesende Erfassen getrennt nach Mitgliedern und Gästen
• Im Protokoll bitte keine Nicknames verwenden, nur Klarname (Vorname, Nachname) benutzen. (Notare können damit sonst nichts anfangen)
• Ständige (nötige offizielle Tops):
  • Begrüßung durch den Vorstand und Wahl des Protokollanten
  • Feststellung der Ordentlichen Einladung und der Beschlussfähigkeit
  • Bericht des Vorstandes
  • Entscheidung der Mitgliederversammlung über die Entlastung des Vorstandes
  • Bericht des Kassenwartes
  • Empfehlung der Kassenprüfer bzgl. der Entlastung des Kassenwartes
  • Entscheidung der Mitgliederversammlung über die Entlastung des Kassenwartes
  • Neuwahl des Vorstandes
    • Vorschläge für 1. Vorsitzenden sammeln
    • Abstimmen (derjenige über den Abgestimmt wird, enthält sich)
    • Vorschläge für 2. Vorsitzenden sammeln
    • Abstimmen (derjenige über den Abgestimmt wird, enthält sich)
    • Vorschläge für Kassenwart sammeln
    • Abstimmen (derjenige über den Abgestimmt wird, enthält sich)
  • Neuwahl der Kassenprüfer (bitte nur leute wählen die vorraussichtlich nächstes Jahr noch dabei sind)
• Wenn der 1. Vorsitzende neu (jemand anderes) gewählt wurde, übernimmt dieser von nun an die Versammlung
• Versammlung schließen und Uhrzeit aufschreiben
• Protokoll in die Chaoscloud legen unter „/verein/$jahr/$yy-mm-dd_protokoll_jhv$jahr.odt“ und ausdrucken
• Protokoll von neuen (oder halt dem gleichen) Vorstand unterschreiben lassen
• Protokollant unterschreibt auch
• Unterschriebenes Proktokoll muss dann in die Chaoscloud „/verein/$jahr/$yy-mm-dd_protokoll_jhv$jahr.pdf“ als PDF
• Das Protokoll kommt als Text (nicht das PDF) ins Wiki (für die Öffentlichkeit) unter Vereinsversammlungen
• Mate trinken