How To Offiziell

• Wie wird mit Papier im Briefkasten Umgegangen?
• Wie Schreiben wir Dokumente die offiziell vom Verein ↓ kommen?
• Wie Schreiben wir Rechnungen?
• Wie werden Verträge bearbeitet?
• Wie geht eine Jahreshauptversammlung ↓?

• Man nehme unseren Briefbogen
• Man schreibe den entsprechenden Text rein
• Dokument in der Chaoscloud in „/verein/$jahr“ ablegen mit Namen „YYYY-MM-DD_$zusammenfassung.odt“
• Vor dem Versenden sollte man evtl mit dem Vorstand klären ob dieser Unterschreiben muss, oder man das selber kann (i.V.)
  • bei Verträgen muss der Vorstand das tun
• Nachdem das unterschrieben ist, muss das Dokument gescannt neben das odt als „.pdf“ liegen
• Verschicken.
• Profit & Mate trinken

• Wir können Rechnungen an andere Leute/Firmen stellen
• Wir dürfen keine MwSt darin aufführen („Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“)
• Rechnungen werden mit dem Programm „Fakturama“ erstellt.
• Fakturama ist in der Kassenwart-VM installiert
• Rechnungen werden vom Kassenwart erzeugt
• fertige, abgeschickte Rechnungen werden in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/geschriebene_rechnungen“ als PDF abgelegt.
• Rechnungen müssen nicht unterschrieben werden.

• Wenn für eine Aktion ein Vertrag benötigt wird, muss der korrekt adressiert und unterschrieben sein
  • Beispiele: Zusammenarbeit mit anderen Firmen, Workshops, Kinder-Repaircafe
• Als Vertragspartner im Vertrag darf niemals ein Vorstand mit Namen drin stehen, stattdessen:
  • Chaostreff Dortmund e.V. vertreten durch den Vorstand, Braunschweiger……
• Der unterschriebene Vertrag muss in die Chaoscloud unter „/verein/$jahr/YYYY-MM-DD_vertrag_$partner_zweck.pdf“ abgelegt werden.
• Wenn die Vorlage von uns stammt, auch das ODT neben das PDF legen.

• Wir machen unsere JHV immer im Januar.
• Der Termin wird per Doodle bestimmt (die 4 Sa/So im Januar zur Auswahl)
• Der Vorstand lädt spätestens 2 Wochen vor dem Termin ein. (i.d.r. 4 Wochen vorher)
• Somit wird das Doodle Anfang/Mitte November erstellt und an discuss@ geschickt
• Die Einladung wird aus der Vorlage erstellt
  • Datum der JHV anpassen, Datum der Einladung anpassen, Vorstand drunter schreiben, evtl Tops eintragen, Frist für Vorschläge eintragen
  • Frist für Vorschläge ist 2 Wochen vor der JHV. Bitte Datum berechnen!
• Einladung als ODT in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/versammlungen/$yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr(+1).odt“ speichern
  • Beispiele: Einladung zur JHV 2018 wird im Dez 2017 verschickt: einsortieren in 2017/ Ordner.
  • Beispiele: Einladung zur JHV 2018 wird im Jan 2018 verschickt: einsortieren in 2018/ Ordner.
• Einladung unterschreiben, Scannen und als PDF in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/versammlungen/$yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr(+1).pdf“ speichern
• Die unterschriebene PDF Datei in Chaoscloud Teilen und den Link per Email an discuss@ schicken. Den Text aus der Einladung natürlich in die Mail selber kopieren
• Die Einladung muss vom Kassenwart an alle Mitglieder per Post verschickt werden. (TODO: Serienbrief o.Ä. anlegen)
• Es wird 1 Woche vor der JHV nochmal eine aktualisierte Einladung mit allen Tops per Email verschickt.
• Dazu die $yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr(+1).odt als $yy-mm-d_einladung_jhv$jahr(+1)_final.odt speichern und Tops einpflegen.
• Einladung unterschreiben, Scannen und als PDF in der Chaoscloud unter „/verein/$jahr/versammlungen/$yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr(+1)_final.pdf“ speichern
• Die unterschriebene PDF Datei in Chaoscloud Teilen und den Link per Email an discuss@ schicken. Den Text aus der Einladung natürlich in die Mail selber kopieren

Hinweis: $jahr meint hier das Jahr in dem die Einladung raus geht (für JHV2018 wäre das also 2017 wenn im Dez. verschickt und 2018 wenn im Januar verschickt) und $jahr+1 meint dann das Jahr der JHV (somit dann 2018)

• Anwesenheitsliste aus Vorlage erstellen:
  • $DATUM anpassen, Liste unter „/verein/$jahr/versammlungen/$yyyy-mm-dd_anwesenheitsliste_jhv$jahr(+1).odt“ in Chaoscloud abspeichern und ausdrucken.
  • Liste von allen anwesenden ausfüllen und unterschreiben lassen.
• Protokollant wählen
• Beginn (Uhrzeit) der Versammlung notieren
• Alle außer dem Protokollanten/in klappen Laptops zu
• Protokoll wird direkt in dieser Vorlage getippt (nicht im Wiki, nicht in einem Pad!)
• Anwesende Erfassen getrennt nach Mitgliedern und Gästen
• Im Protokoll bitte keine Nicknames verwenden, nur Klarname (Vorname, Nachname) benutzen. (Notare können damit sonst nichts anfangen)
• Ständige (nötige offizielle Tops):
  • Begrüssung durch den Vorstand und Wahl des Protokollanten
  • Feststellung der Ordentlichen Einladung und der Beschlussfähigkeit
  • Bericht des Vorstandes
  • Entscheidung der Mitgliederversammlung über die Entlastung des Vorstandes
  • Bericht des Kassenwartes
  • Empfehlung der Kassenprüfer bzgl. der Entlastung des Kassenwartes
  • Entscheidung der Mitgliederversammlung über die Entlastung des Kassenwartes
  • Neuwahl des Vorstandes
    • Vorschläge für 1. Vorsitzenden sammeln
    • Abstimmen (derjenige über den Abgestimmt wird, enthält sich)
    • Vorschläge für 2. Vorsitzenden sammeln
    • Abstimmen (derjenige über den Abgestimmt wird, enthält sich)
    • Vorschläge für Kassenwart sammeln
    • Abstimmen (derjenige über den Abgestimmt wird, enthält sich)
  • Neuwahl der Kassenprüfer (bitte nur Leute wählen die voraussichtlich nächstes Jahr noch dabei sind)
• Wenn der 1. Vorsitzende neu (jemand anderes) gewählt wurde, übernimmt dieser von nun an die Versammlung
• Versammlung schliessen und Uhrzeit aufschreiben
• Protokoll:
  • in die Chaoscloud legen unter „/verein/$jahr/versammlungen/$yyyy-mm-dd_protokoll_jhv$jahr.odt“ und 2xausdrucken (1x Notar, 1x cloud)
  • von neuen (oder halt dem gleichen) Vorstand unterschreiben lassen
  • unterschreibt auch
  • Unterschriebenes Protokoll muss dann in die Chaoscloud „/verein/$jahr/versammlungen/$yyyy-mm-dd_protokoll_jhv$jahr.pdf“ als PDF
  • original unterschriebene in den Posteingang zum Abheften bzw für Notar
• Anwesenheitsliste:
  • Scannen und unter „/verein/$jahr/versammlungen/$yyyy-mm-dd_anwesenheitsliste_jhv$jahr.pdf“ in Chaoscloud abspeichern.
  • Liste in den Posteingang legen zum abheften neben dem Protokoll
• Falls sich Vorstände geändert haben oder die Satzung geändert wurde:
  • Die neuen Vorstandsmitglieder lassen sich beim Notar ins Vereinsregister eintragen. Die Kanzlei RA Vogel & Zapp Westenhellweg 68, 44137 Dortmund kennt unseren Verein.
    • Protokoll (unterschrieben) mitnehmen
    • ggf. auf Satzungsaenderungen hinweisen und Satzung natürlich mitnehmen.
• Mate trinken