verein:howtovorstand

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verein:howtovorstand [18.02.2017 16:43] – lucasverein:howtovorstand [05.08.2022 22:51] (aktuell) – Externe Bearbeitung 127.0.0.1
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-====== How To <del>Vorstand</del> Offiziell ======+====== How To Offiziell ======
  
-  * Wie wird mit Papier im Briefkasten Umgegangen, siehe [[doku:posteingang|Posteingang]]. +  * Wie wird mit Papier im [[doku:posteingang|Briefkasten]] Umgegangen? 
-  * Wie Schreiben wir Dokumente die Offiziell vom Verein kommen? +  * Wie Schreiben wir Dokumente die [[#offizielle_schreiben_erstellen|offiziell vom Verein ↓]] kommen? 
-  * Wie Schreiben wir Rechnungen? +  * Wie Schreiben wir [[#rechnungen_schreiben|Rechnungen]]? 
-  * Wer unterschreibt/bearbeitet Verträge? +  * Wie werden [[#verträge_bearbeiten|Verträge]] bearbeitet? 
-  * Wie geht eine Jahreshauptversammlung?+  * Wie geht eine [[#jahreshauptversammlung|Jahreshauptversammlung ↓]]?
  
 +===== offizielle Schreiben erstellen =====
 +
 +  * Man nehme unseren [[https://cloud.ctdo.de/remote.php/webdav/verein/vordrucke/briefpapier_chaostreff_dortmund.ott|Briefbogen]]
 +  * Man schreibe den entsprechenden Text rein
 +  * Dokument in der Chaoscloud in "/verein/$jahr" ablegen mit Namen "YYYY-MM-DD_$zusammenfassung.odt"
 +  * Vor dem Versenden sollte man evtl mit dem Vorstand klären ob dieser Unterschreiben muss, oder man das selber kann (i.V.)
 +    * bei Verträgen muss der Vorstand das tun
 +  * Nachdem das unterschrieben ist, muss das Dokument gescannt neben das odt als ".pdf" liegen
 +  * Verschicken.
 +  * Profit & Mate trinken
 +
 +===== Rechnungen schreiben =====
 +
 +  * Wir können Rechnungen an andere Leute/Firmen stellen
 +  * Wir dürfen keine MwSt darin aufführen ("Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.")
 +  * Rechnungen werden mit dem Programm "Fakturama" erstellt.
 +  * Fakturama ist in der Kassenwart-VM installiert
 +  * Rechnungen werden vom Kassenwart erzeugt
 +  * fertige, abgeschickte Rechnungen werden in der Chaoscloud unter "/verein/$jahr/geschriebene_rechnungen" als PDF abgelegt.
 +  * Rechnungen müssen nicht unterschrieben werden.
 +
 +===== Verträge bearbeiten =====
 +
 +  * Wenn für eine Aktion ein Vertrag benötigt wird, muss der korrekt adressiert und unterschrieben sein
 +    * Beispiele: Zusammenarbeit mit anderen Firmen, Workshops, Kinder-Repaircafe
 +  * Als Vertragspartner im Vertrag darf niemals ein Vorstand mit Namen drin stehen, stattdessen:
 +    * Chaostreff Dortmund e.V. vertreten durch den Vorstand, Braunschweiger......
 +  * Der unterschriebene Vertrag muss in die Chaoscloud unter "/verein/$jahr/YYYY-MM-DD_vertrag_$partner_zweck.pdf" abgelegt werden.
 +  * Wenn die Vorlage von uns [[#offizielle_schreiben_erstellen|stammt]], auch das ODT neben das PDF legen.
  
 ===== Jahreshauptversammlung ===== ===== Jahreshauptversammlung =====
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 ==== Einladungsprozedere ==== ==== Einladungsprozedere ====
  
-  * Wir machen unsere JHV immer im Februar. +  * Wir machen unsere JHV immer im Januar. 
-  * Der Termin wird per Doodle bestimmt (die 4 Sa/So im Feb als Auswahl)+  * Der Termin wird per Doodle bestimmt (die 4 Sa/So im Januar zur Auswahl)
   * Der Vorstand lädt spätestens 2 Wochen vor dem Termin ein. (i.d.r. 4 Wochen vorher)   * Der Vorstand lädt spätestens 2 Wochen vor dem Termin ein. (i.d.r. 4 Wochen vorher)
-  * Somit wird das Doodle anfang Dezember erstellt und an discuss@ geschickt+  * Somit wird das Doodle Anfang/Mitte November erstellt und an discuss@ geschickt
   * Die Einladung wird aus der [[https://cloud.ctdo.de/remote.php/webdav/verein/vordrucke/vorlage_einladung_jhv.ott|Vorlage]] erstellt   * Die Einladung wird aus der [[https://cloud.ctdo.de/remote.php/webdav/verein/vordrucke/vorlage_einladung_jhv.ott|Vorlage]] erstellt
-    * Datum der JHV anpassen, Datum der Einladung anpassen, Vorstand drunter schreiben, evtl Tops eintragen, frist für Vorschläge eintragen+    * Datum der JHV anpassen, Datum der Einladung anpassen, Vorstand drunter schreiben, evtl Tops eintragen, Frist für Vorschläge eintragen
     * Frist für Vorschläge ist 2 Wochen vor der JHV. Bitte Datum berechnen!     * Frist für Vorschläge ist 2 Wochen vor der JHV. Bitte Datum berechnen!
-  * Einladung als ODT in der Chaoscloud unter "/verein/$jahr/$yy-mm-dd_einladung_jhv.odt" speichern +  * Einladung als ODT in der Chaoscloud unter "/verein/$jahr/versammlungen/$yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr(+1).odt" speichern 
-  * Einladung unterschreiben, Scannen und als PDF in der Chaoscloud unter "/verein/$jahr/$yy-mm-dd_einladung_jhv.pdf" speichern+    * Beispiele: Einladung zur JHV 2018 wird im Dez 2017 verschickt: einsortieren in 2017/ Ordner. 
 +    * Beispiele: Einladung zur JHV 2018 wird im Jan 2018 verschickt: einsortieren in 2018/ Ordner. 
 +  * Einladung unterschreiben, Scannen und als PDF in der Chaoscloud unter "/verein/$jahr/versammlungen/$yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr(+1).pdf" speichern
   * Die unterschriebene PDF Datei in Chaoscloud Teilen und den Link per Email an discuss@ schicken. Den Text aus der Einladung natürlich in die Mail selber kopieren   * Die unterschriebene PDF Datei in Chaoscloud Teilen und den Link per Email an discuss@ schicken. Den Text aus der Einladung natürlich in die Mail selber kopieren
-  * Es wird 2 Wochen vor der JHV nochmal eine aktualisierte Einladung mit allen Tops verschickt. +  * Die Einladung muss vom Kassenwart an alle Mitglieder per Post verschickt werden. (TODO: Serienbrief o.Ä. anlegen) 
-  * Dazu die $yy-mm-d_einladung_jhv.odt als $yy-mm-d_einladung_jhv_final.odt speichern und Tops einpflegen. +  * Es wird 1 Woche vor der JHV nochmal eine aktualisierte Einladung mit allen Tops per Email verschickt. 
-  * Einladung unterschreiben, Scannen und als PDF in der Chaoscloud unter "/verein/$jahr/$yy-mm-dd_einladung_jhv_final.pdf" speichern+  * Dazu die $yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr(+1).odt als $yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr(+1)_final.odt speichern und Tops einpflegen. 
 +  * Einladung unterschreiben, Scannen und als PDF in der Chaoscloud unter "/verein/$jahr/versammlungen/$yy-mm-dd_einladung_jhv$jahr(+1)_final.pdf" speichern
   * Die unterschriebene PDF Datei in Chaoscloud Teilen und den Link per Email an discuss@ schicken. Den Text aus der Einladung natürlich in die Mail selber kopieren   * Die unterschriebene PDF Datei in Chaoscloud Teilen und den Link per Email an discuss@ schicken. Den Text aus der Einladung natürlich in die Mail selber kopieren
 +
 +Hinweis: $jahr meint hier das Jahr in dem die Einladung raus geht (für JHV2018 wäre das also 2017 wenn im Dez. verschickt und 2018 wenn im Januar verschickt) und $jahr+1 meint dann das Jahr der JHV (somit dann 2018)
  
  
 ==== Versammlungsdurchführung ==== ==== Versammlungsdurchführung ====
  
 +  * Anwesenheitsliste aus [[https://cloud.ctdo.de/remote.php/webdav/verein/vordrucke/vorlage_anwesenheitsliste_jhv.ott|Vorlage]] erstellen:
 +    * $DATUM anpassen, Liste unter "/verein/$jahr/versammlungen/$yyyy-mm-dd_anwesenheitsliste_jhv$jahr(+1).odt" in Chaoscloud abspeichern und ausdrucken.
 +    * Man kann hier auch schon vorher die Namen eintragen wenn Leute entsprechend früh da sind. Der Rest trägt sich händisch nach.
 +    * Liste von allen anwesenden ausfüllen und unterschreiben lassen.
   * Protokollant wählen   * Protokollant wählen
-  * Beginn der Versammlung notieren+  * Beginn (Uhrzeit) der Versammlung notieren
   * Alle außer dem Protokollanten/in klappen Laptops zu   * Alle außer dem Protokollanten/in klappen Laptops zu
-  * Protokoll wird direkt in dieser Vorlage getippt+  * Protokoll wird direkt in dieser [[https://cloud.ctdo.de/remote.php/webdav/verein/vordrucke/vorlage_protokoll_jhv.ott|Vorlage]] getippt (nicht im Wiki, nicht in einem Pad!) 
 +    * Die Vorlage enthält [[http://www.ooowiki.de/FeldBefehl.html#Variable|Variablen]] und [[http://www.ooowiki.de/EingabeFeld.html|Eingabefelder]] sodass Dinge wie Vorstände, Datum und co nicht mehrfach angepasst werden müssen. 
 +    * Beim ersten Öffnen der Vorlage poppt ein Fenster zur Eingabe der Variablen auf. Du kannst hier schon mal Werte eintragen die du weisst. Den Rest kannst du im verlauf des Textes an den Eingabefeldern nachtragen. Oder du drückst am Ende noch mal Strg+Umsch+F9 um alle Variablen nochmal abzuarbeiten.
   * Anwesende Erfassen getrennt nach Mitgliedern und Gästen   * Anwesende Erfassen getrennt nach Mitgliedern und Gästen
   * Im Protokoll bitte keine Nicknames verwenden, nur Klarname (Vorname, Nachname) benutzen. (Notare können damit sonst nichts anfangen)   * Im Protokoll bitte keine Nicknames verwenden, nur Klarname (Vorname, Nachname) benutzen. (Notare können damit sonst nichts anfangen)
   * Ständige (nötige offizielle Tops):   * Ständige (nötige offizielle Tops):
-    * Begrüßung durch den Vorstand und Wahl des Protokollanten+    * Begrüssung durch den Vorstand und Wahl des Protokollanten
     * Feststellung der Ordentlichen Einladung und der Beschlussfähigkeit     * Feststellung der Ordentlichen Einladung und der Beschlussfähigkeit
     * Bericht des Vorstandes     * Bericht des Vorstandes
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       * Vorschläge für Kassenwart sammeln       * Vorschläge für Kassenwart sammeln
       * Abstimmen (derjenige über den Abgestimmt wird, enthält sich)        * Abstimmen (derjenige über den Abgestimmt wird, enthält sich) 
-    * Neuwahl der Kassenprüfer (bitte nur leute wählen die vorraussichtlich nächstes Jahr noch dabei sind)      +    * Neuwahl der Kassenprüfer (bitte nur Leute wählen die voraussichtlich nächstes Jahr noch dabei sind)      
   * Wenn der 1. Vorsitzende neu (jemand anderes) gewählt wurde, übernimmt dieser von nun an die Versammlung   * Wenn der 1. Vorsitzende neu (jemand anderes) gewählt wurde, übernimmt dieser von nun an die Versammlung
-  * Versammlung schließen und Uhrzeit aufschreiben +  * Versammlung schliessen und Uhrzeit aufschreiben 
-  * Protokoll in die Chaoscloud legen unter "/verein/$jahr/$yy-mm-dd_protokoll_jhv.odt" und ausdrucken +  * Protokoll: 
-  * Protokoll von neuen (oder halt dem gleichen) Vorstand unterschreiben lassen +    * in die Chaoscloud legen unter "/verein/$jahr/versammlungen/$yyyy-mm-dd_protokoll_jhv$jahr.odt" und 2xausdrucken (1x Notar, 1x cloud) 
-  * Protokollant unterschreibt auch +    * von neuen (oder halt dem gleichen) Vorstand unterschreiben lassen 
-  * Unterschriebenes Proktokoll muss dann in die Chaoscloud "/verein/$jahr/$yy-mm-dd_protokoll_jhv.pdf" als PDF +    * unterschreibt auch 
-  * Das Protokoll kommt als Text (nicht das PDF) ins Wiki (für die Öffentlichkeit) unter [[verein:versammlungen:start|Vereinsversammlungen]]+    * Unterschriebenes Protokoll muss dann in die Chaoscloud "/verein/$jahr/versammlungen/$yyyy-mm-dd_protokoll_jhv$jahr.pdf" als PDF 
 +    * original unterschriebene in den Posteingang zum Abheften bzw für Notar 
 +  * Anwesenheitsliste: 
 +    * Scannen und unter "/verein/$jahr/versammlungen/$yyyy-mm-dd_anwesenheitsliste_jhv$jahr.pdf" in Chaoscloud abspeichern. 
 +    * Liste in den Posteingang legen zum abheften neben dem Protokoll 
 +  * Falls sich Vorstände geändert haben oder die Satzung geändert wurde: 
 +    * Die neuen Vorstandsmitglieder lassen sich beim Notar ins Vereinsregister eintragen. Die Kanzlei RA Vogel & Zapp Westenhellweg 68, 44137 Dortmund kennt unseren Verein. 
 +      * Protokoll (unterschrieben) mitnehmen 
 +      * ggf. auf Satzungsaenderungen hinweisen und Satzung natürlich mitnehmen.
   * Mate trinken   * Mate trinken
  
  
 +====== Kommentare/Notizen ======
 +
 +Eine Satzungsänderung muss durch den nach der alten Satzung gewählten Vorstand erfolgen. Notfalls ist ein sog. Notvorstand (§ 29 BGB) zu bestellen.
 +Daher ist die Reihenfolge der Tagesordnung wichtig. Die Satzungsänderung muss vor der Neuwahl passieren.
 +
 +Eine Vorstandsänderung muss durch den neuen Vorstand angemeldet werden. (Neuer Vorstand geht zum Notar, Neuer Vorstand unterschreibt Protokoll)
  
  
  • Zuletzt geändert: 05.08.2022 22:51
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